La emisión o recepción de una factura es un proceso habitual para cualquier empresa. Te dejamos estos consejos para mejorar tu facturación y hacer una buena factura a tus clientes.
Pocas, incluso ninguna, empresa se libra de repercutir alguna factura por sus servicios o productos. Sin embargo, la emisión de una factura sigue generando algunas dudas, por eso te contamos todo lo que debes saber para realizar una buena facturación a tus clientes.
Si quieres mejorar el procedimiento de facturación, sigue leyendo.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que justifica la transacción de un servicio o producto entre una empresa y un consumidor o entre dos empresas. Se trata de un justificante fiscal que debe incluir la información sobre la compraventa y es requisito imprescindible para la posible deducción del IVA. Además, puede utilizarse como justificante en un conflicto comercial. Por lo tanto implica una validez legal y fiscal.
Tipos de facturas
Existen varios tipos de facturas (factura recapitulativa, factura proforma…etc,), sin embargo, las más utilizadas son dos:
- Factura ordinaria. Es la más utilizada. El contenido de las facturas ordinarias lo estipula el artículo 6 del Real DECRETO 1619/2012. Debe incluir la información imprescindible sobre la operación. Te explicamos el contenido que debe incluir más adelante.
- Factura simplificada. Esta facturación contiene menos información que la ordinaria, por ejemplo, no obliga a incluir los datos del cliente. Este tipo solo puede emitirse en casos concretos (transacciones con valor menor a 400 euros, facturas rectificativas… etc).
Especial atención debe ocupar la factura electrónica, por los beneficios que conllevan, te los contamos:
Factura electrónica
Es la evolución de la factura tradicional en papel. Se realiza de manera digital y tiene la misma validez que su homóloga de papel. Para que la factura digital sea válida debe incluir la firma electrónica. Las administraciones públicas tienen la obligatoriedad de aceptar las facturas electrónicas. De hecho los proveedores de una administración pública pueden presentar la factura de manera electrónica (artículo 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre).
Algunos beneficios de las facturas electrónicas son:
- Intercambio rápido a través de plataformas electrónicas
- Facilidad de almacenamiento
- Responsable con el medio ambiente
- Ahorro de papel
- Seguridad
- Automatización
Información básica sobre las facturas
¿Quién debe hacer la factura?
Siguiendo la normativa de facturación de la agencia tributaria, algunas de las situaciones más habituales en las que todas las empresas están obligadas a hacer facturas por la prestación de sus servicios son:
- Cuando el cliente es otra empresa o autónomo
- Si el cliente lo requiere
- Cuando se trata de exportación que está exenta de IVA
- Operaciones con impuestos especiales
Contenido de la factura
Para la realización de una factura existen diversas plantillas de factura gratuitas así como diferentes modelos de factura. Además cada vez surgen más programas de facturación y más intuitivos. En el caso de las facturas ordinarias debe incluir la siguiente información:
- Número de la factura
- Fecha de expedición. La fecha en la que se realiza la operación.
- Nombre y apellidos, los datos del emisor, razón social de la empresa emisora.
- Datos destinatario. (opcional en la factura simplificada)
- Información de la operación realizada e importe total de la operación
- Tipo impositivo (IVA e IRPF)
- Cuota tributaria
- Importe final a pagar
¿Cómo se remite la factura a tu cliente?
El mejor momento para emitir tus facturas es cuando se realiza la operación o dentro del mes siguiente a realizar la transacción.
Tiempo de conservación
El empresario, autónomo o encargado de la empresa que efectúe la venta de un bien o un servicio es el que debe encargarse de la conservación de la factura. El tiempo obligado es de 5 años.
Consejos para realizar una factura a tu cliente
Para finalizar te dejamos algunos consejos para la realización de tus facturas:
- Comprueba que la información es verídica. Tanto en las facturas emitidas como en las recibidas. En las primeras te evitará repetir el trabajo y para las recibidas es tu obligación que esta información sea la correcta
- Utiliza un registro de facturas emitidas y recibidas
- Establece un horario para realizar una facturación efectiva
- Usa plantillas de facturación adaptadas a tu actividad
- Automatiza todos los procesos que puedas
- Guarda ordenadas tus facturas durante los 5 años obligatorios
En el caso de tener una línea de factoring, MytripleA Factoring se encarga de gestionar y conciliar todos los cobros de las facturas. A través de MytripleA cualquier empresa española puede anticipar las facturas de sus clientes.
